Ordres de mission
Procédure des ordres de mission
Principes :
Tout déplacement à titre professionnel d’un enseignant, d’un élève ou d’une personne dont le déplacement est pris en charge par le département doit faire l’objet d’un ordre de mission :
- ordre de mission avec frais si la mission est effectuée par un enseignant ou un élève et prise en charge tout ou partie par l’ENS.
-ordre de mission sans frais (valant certificat de non-remboursement) si la mission, effectuée par un enseignant ou un élève, n’est pas prise en charge. L’ordre de mission sans frais est indispensable pour que le missionnaire soit remboursé par une autre institution française.
-certificat de prise en charge pour les personnes qui partent en mission aux frais de l’ENS mais ne sont pas payées ordinairement par celle-ci : étudiants du diplôme de l’ENS, élèves en CST, universitaires extérieurs à l’ENS venant faire une conférence ou participer à un colloque… Les enseignants et autres fonctionnaires français doivent impérativement produire un ordre de mission sans frais établi par leur institution d’origine, attestant que celle-ci n’a pas pris les frais en charge.
Les demandes d’ordre de mission avec frais doivent impérativement être déposées AVANT le départ en mission, si possible 15 jours avant. Une mission qui n’a pas été annoncée avant le départ ne peut absolument pas être remboursée. Pour les missions sans frais et les prises en charge, il peut y avoir régularisation après la mission, mais cette facilité doit rester l’exception.
Procédure :
-pour les élèves et étudiants, entretien avec leur tuteur et/ou le directeur ou le directeur des études ou le responsable des relations internationales du département, pour expliquer la mission et en définir les conditions.
-demande de mission par fichier attaché à un e-mail (formulaire ci-dessous), à envoyer au secrétariat du département
-saisie de la demande d’ordre de mission par la secrétaire sur le logiciel ad hoc de l’ENS ; cette saisie vaut engagement financier
-impression en 2 exemplaires de l’ordre de mission, et signature par le directeur ou le directeur des études du département, puis par la directrice ou le directeur adjoint de l’ENS
-le missionnaire reçoit un exemplaire
-à l’issue de la mission, envoi au secrétariat du département des pièces justificatives pour remboursement, s’il s’agit d’une mission prise en charge (voir ci-dessous : billets et factures pour les transports, factures d’hôtel pour le séjour).
- Un bref rapport de mission est impérativement demandé aux élèves et étudiants.
Modalités de remboursement :
Principe. La prise en charge, totale ou partielle, des missions des élèves et étudiants est une pratique du département d’histoire, décidée volontairement par les enseignants pour faciliter matériellement les travaux de recherche et les contacts scientifiques des élèves et étudiants. Elle ne correspond à aucune obligation qui serait inscrite dans les règlements, et reste donc toujours modulable en fonction des moyens financiers disponibles et de l’intérêt présenté par la mission.
Voyage. Les titres de transport sont remboursés au tarif " classe économique" pour l’avion (prière de prendre le billet longtemps à l’avance et de choisir si possible une compagnie low-cost) et 2e classe pour le train (avec couchette ou wagon-lit de 2e classe, selon tarifs). Un déplacement en voiture est sujet à accord préalable et est normalement remboursé sur la base du train.
Séjour. En cas de remboursement des frais d’hébergement, un forfait journalier (per diem) est appliqué par toutes les administrations en fonction du pays de la mission. Dans la pratique du département, l’application de ce forfait –qui peut s’avérer fort coûteuse- n’est cependant pas automatique, en particulier pour les séjours prolongés : la prise en charge est évaluée d’accord avec le missionnaire, à un tarif normalement bien inférieur, en fonction des coûts réels et des moyens financiers disponibles. Pour bénéficier du remboursement à hauteur du forfait ainsi fixé, il faut produire des factures d’hôtel (ou autre forme d’hébergement onéreux) prouvant que le logement n’a pas été gratuit ; le montant des factures peut d’ailleurs être inférieur au forfait. Il n’est pas nécessaire de fournir des factures de repas. En l’absence de factures d’hébergement, le remboursement ne pourra se faire qu’à hauteur de 35% du forfait prévu.
Missions à destinations multiples. Une mission peut avoir plusieurs lieux de déroulement (ex. : recherches d’archives ou de bibliothèques dans différentes villes). Mais il est impossible de faire une demande pour une 2e mission à partir d’un lieu dans lequel on est déjà en mission, si cela n’a pas été précisé au départ.
Les personnes accompagnant le/la bénéficiaire de la mission ne peuvent en aucun cas être prises en charge.
